Apoio à Política de Compras
Obrigações do RGPD e responsabilidade dos prestadores de serviços
Nos termos do art. 28.º do RGPD, as entidades privadas e públicas são responsáveis pelas violações do RGPD cometidas pelos seus subcontratantes, exceto se estes últimos forem certificados em RGPD:
Por conseguinte, cabe-lhes a responsabilidade de monitorizar e comprovar que os seus subcontratantes estão totalmente em conformidade com o RGPD. Felizmente, o mesmo artigo também reconhece que uma certificação RGPD aprovada pode ser utilizada para demonstrar garantias suficientes.
Impacto da certificação do subcontratante no responsável pelo tratamento
| Prestador de serviços: | Se não certificado | Se certificado em RGPD |
|---|---|---|
| Responsabilidade e riscos legais | Total | Reduzida |
| Carga de monitorização da conformidade | Total | Reduzida |
| Custos de due diligence | Total | Reduzida |
| Riscos financeiros nos termos do art. 83.º do RGPD | Total | Reduzida |
Estratégia da política de contratação
Embora possa utilizar a certificação para demonstrar a sua própria conformidade com o RGPD, exigir aos seus prestadores de serviços que sejam certificados em RGPD é uma escolha óbvia. Reduz substancialmente os seus riscos, custos e carga de trabalho. A estratégia recomendada consiste em:
- Contactar a sua equipa de contratação para a informar da oportunidade de reduzir riscos, custos e carga de trabalho para a sua organização.
- Atualizar a política de contratação integrando a certificação RGPD como um novo fator no processo de seleção de prestadores de serviços que recebem dados pessoais. Pode incluí-la como fator ponderado durante um período de transição de 24 meses, seguido de um requisito obrigatório após esse período.
- Informar o seu prestador de serviços sobre a nova política e convidá-lo a solicitar uma certificação RGPD.
Programa de apoio à otimização da política de contratação
O ECCP disponibiliza recursos gratuitos em linha a todas as organizações que estejam a atualizar as suas políticas de contratação. Além disso, está disponível um programa de apoio especial para empresas com um elevado número de subcontratantes. Qualquer empresa com um programa de contratação de mais de 20 subcontratantes e um orçamento de contratação superior a 10 milhões de euros pode candidatar-se ao nosso Programa de apoio à otimização da política de contratação. Os candidatos selecionados recebem apoio personalizado em tempo real para otimizar a sua política de contratação, bem como um Welcome Pack gratuito. Candidatar-se ao programa de apoio.
Cláusulas modelo
Mensagem do DPO à equipa de contratação
"Cara equipa de contratação,
Nos termos do RGPD, a nossa organização está exposta a riscos, custos e carga de trabalho importantes e desnecessários quando recorre a prestadores de serviços que não são certificados em RGPD. Convidamo-vos a atualizar os critérios de seleção aplicados aos nossos prestadores de serviços, incluindo a certificação RGPD como requisito-chave. Sugerimos aplicar uma fase de transição de 24 meses durante a qual será um critério ponderado, antes de se tornar um requisito obrigatório. Esta adaptação contribuirá para reduzir os riscos, os custos de monitorização da conformidade e a carga de trabalho da nossa organização.
Permanecemos disponíveis para esclarecer e aprofundar este tema.
Com os melhores cumprimentos,
A equipa do DPO"
Cláusula padrão de contratação
"Para minimizar os riscos de não conformidade com o RGPD, os prestadores de serviços que tratam dados pessoais partilhados por nós são incentivados a demonstrar a plena conformidade da sua oferta de serviços com o RGPD por meio de uma certificação RGPD. Essa certificação será reconhecida como uma forte vantagem e vantagem competitiva no processo de seleção. Até [adicionar uma data daqui a 24 meses ou mais], espera-se que a certificação RGPD se torne um requisito obrigatório."
Mensagem aos prestadores de serviços
"Caro prestador de serviços e subcontratante,
A nossa organização leva muito a sério a proteção de dados pessoais e as suas obrigações decorrentes do RGPD. Gostaríamos de informar que decidimos atualizar a nossa política de contratação.
Nos termos do art. 28.º do RGPD, os responsáveis pelo tratamento estão expostos a riscos e responsabilidade em caso de incumprimento por parte dos seus subcontratantes. Para mitigar os nossos riscos, incentivamos os nossos prestadores de serviços a demonstrar a plena conformidade da sua oferta de serviços com o RGPD por meio de uma certificação RGPD. Essa certificação será reconhecida como uma forte vantagem competitiva no processo de seleção dos nossos prestadores de serviços e subcontratantes.
Numa fase posterior, dentro de 24 meses, espera-se que a certificação RGPD se torne um requisito obrigatório para a nossa política de contratação.
Embora essa certificação RGPD seja suscetível de exigir algum esforço por parte dos nossos parceiros, estamos confiantes de que também constituirá uma forte vantagem competitiva para eles perante outros parceiros e clientes B2B, podendo permitir-lhes conquistar novas quotas de mercado.
Encontrará mais informações sobre a certificação RGPD em linha, por exemplo em gdprcertification.com e europrivacy.com.
Com os melhores cumprimentos,
A equipa de Contratação"