Europrivacy-yleiskatsaus

Yleisen tietosuoja-asetuksen (“GDPR”) voimaantulosta lähtien henkilötietojen suojan noudattamisesta on tullut keskeinen vaatimus Euroopan unionin (“EU”) alueella toimiville yrityksille ja julkishallinnolle sekä sen ulkopuolella, mikäli ne käsittelevät EU-kansalaisten tietoja. Siihen liittyy oikeudellisia ja taloudellisia riskejä, joita rekisterinpitäjät ja henkilötietojen käsittelijät eivät voi jättää huomiotta.

Europrivacy on eurooppalaisen tutkimusohjelman kautta tutkittu ja kehitetty sertifiointijärjestelmä GDPR:n ja täydentävien tietosuojasäännösten noudattamisen arvioimiseksi, dokumentoimiseksi, sertifioimiseksi ja hyödyntämiseksi. Sitä ylläpitää European Centre for Certification and Privacy (“ECCP”) Luxemburgissa kansainvälisen tietosuoja-asiantuntijalautakunnan valvonnassa.

Europrivacy on kehitetty ISO/IEC 17065 -standardin ja GDPR:n 42 artiklan pohjalta “osoittamaan, että rekisterinpitäjien ja henkilötietojen käsittelijöiden suorittamat käsittelytoimet ovat tämän asetuksen mukaisia”. Se on myös hyväksytty GDPR:n 46 artiklan mukaiseksi välineeksi kansainvälisiä tiedonsiirtoja varten. 

Se on paljon enemmän kuin pelkkä sertifiointijärjestelmä. Se tarjoaa kattavan valikoiman verkkoaineistoja ja -palveluita tietosuojan vaatimustenmukaisuuden tehokkaaseen toteuttamiseen, parantamiseen ja osoittamiseen. Sen tukena on pätevöityneiden kumppaneiden yhteisö, verkkoakatemia, yhteisösivusto ja verkkotyökaluja. Se tarjoaa lukuisia hyötyjä ja etuja.

GDPR:n voimaantulon jälkeen henkilötietojen suojan noudattamisesta on tullut ehdoton velvollisuus kaikille Euroopan unionissa toimiville organisaatioille sekä sen ulkopuolella toimiville, jos ne käsittelevät EU-kansalaisten tietoja, ja noudattamatta jättämisestä voi seurata merkittäviä oikeudellisia ja taloudellisia seuraamuksia. Europrivacy on virallisesti tunnustettu sertifiointikehys, joka on kehitetty EU:n tutkimusohjelmien puitteissa arvioimaan, dokumentoimaan ja vahvistamaan järjestelmällisesti GDPR:n ja siihen liittyvien tietosuojalakien noudattamista standardoitujen menettelyjen avulla sekä helpottamaan tiedonsiirtoja.

Sitä ylläpitää Luxemburgissa sijaitseva European Centre for Certification and Privacy asiantuntijavalvonnassa, ja se tarjoaa enemmän kuin sertifiointia: se tarjoaa kattavan ekosysteemin verkkotyökaluja, koulutusta ja kumppaniverkostoja pitkäaikaisen vaatimustenmukaisuuden ylläpitämiseksi.

Laajuus ja sovellettavuus

Tarkoitus: Europrivacy mahdollistaa GDPR:n ja täydentävien tietosuojasäännösten noudattamisen arvioinnin, dokumentoinnin, sertifioinnin ja arvon hyödyntämisen. Erityisesti se auttaa yrityksiä ja organisaatioita:

1. Vähentämään oikeudellisia ja taloudellisia riskejä tarkistamalla ja dokumentoimalla vaatimustenmukaisuuden;
2. Viestimään vaatimustenmukaisuudesta ja hyödyntämään sen arvoa muuttamalla sen voimavaraksi ja arvonluonnin lähteeksi;
3. Nauttimaan vaatimustenmukaisuudesta ja ylläpitämään sitä Europrivacy-sertifioinnin ja verkkoaineistojen avulla;
4. Toimimaan mekanismina kansainvälisissä tiedonsiirroissa.

Mitä: Hybridimallinsa ansiosta Europrivacy soveltuu lähes kaikkiin tietojenkäsittelytoimiin, mukaan lukien innovatiivisiin teknologioihin, kuten tekoälyyn, lohkoketjuun, sähköiseen terveydenhuoltoon ja esineiden internetiin. Järjestelmässä on tiettyjä nimenomaisia poissulkemisia, kuten biolääketieteelliset tiedot.

Vaikka Europrivacy-menetelmää voidaan soveltaa monenlaisiin arviointikohteisiin, GDPR:n 42 artiklan nojalla vain tietojenkäsittelytoimia voidaan sertifioida. Näin ollen EU-lainkäyttöalueilla ei ole mahdollista sertifioida koko yritystä kerralla tai edes sen koko hallintajärjestelmää GDPR:n mukaisesti. Tämän seikan myönteinen puoli on se, että vaatimustenmukaisuus voidaan sertifioida asteittain, aloittaen ensisijaisista tietojenkäsittelytoimista ja laajentaen sertifiointia vaiheittain yhä useampiin käsittelytoimiin.

Kuka: Europrivacy soveltuu sekä rekisterinpitäjille että henkilötietojen käsittelijöille.

Missä: Europrivacya voidaan käyttää missä tahansa GDPR:n noudattamisen arvioimiseen. Kuitenkin sertifikaattien myöntämistä voidaan rajoittaa lainkäyttöalueilla, joiden sääntely heikentää rekisteröityjen oikeuksia ja vapauksia. 

Laajennettavuus: Europrivacy on kehitetty ja suunniteltu olemaan helposti laajennettavissa täydentäviin kansallisiin tietosuojasäännöksiin, mukaan lukien EU:n ulkopuoliseen sääntelyyn, sekä toimiala- ja teknologiakohtaiseen sääntelyyn.

Voimassaolo: Sertifikaatit ovat voimassa uusittavissa olevan kolmen vuoden jakson.

Sertifiointiprosessi

Sertifiointimenettely voidaan jakaa seuraaviin päävaiheisiin:

1. Tarkista ja dokumentoi vaatimustenmukaisuutesi riskien vähentämiseksi hyödyntäen Europrivacy Welcome Pack -aineisto- ja työkalupakettia sekä pätevöityneitä kumppaneita riskiesi pienentämiseksi. Voit myös käyttää kriteerilaajennuksia sertifioidaksesi EU:n tai kansallisen lisäsääntelyn noudattamisen. 
2. Sertifioi vaatimustenmukaisuutesi arvon luomiseksi käyttäen pätevöitynyttä sertifiointielintä vaatimustenmukaisuustyösi arvon hyödyntämiseksi ja siitä viestimiseksi. Sertifiointielimen on oltava ECCP:n hyväksymä ja sillä on oltava toimivaltaisen kansallisen viranomaisen myöntämä voimassa oleva akkreditointi. Sertifikaatti julkaistaan virallisessa Europrivacy-sertifikaattirekisterissä, jotta kolmannet osapuolet voivat varmistaa sen aitouden ja väärennösten estämiseksi. 
3. Nauti vaatimustenmukaisuudestasi ja ylläpidä sitä käyttämällä  verkkoaineistoja ja -työkaluja, mukaan lukien viestintäohjeita ja -malleja, jatkuvia päivityksiä vaatimustenmukaisuusvaatimuksista sekä vuosittaisia valvonta-auditointeja.